Datenschutzhinweise für Aktionär:innen der ElringKlinger AG

Der Schutz personenbezogener Daten ist ElringKlinger ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeitet ElringKlinger Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Vorschriften der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) und den weiteren anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.

ElringKlinger AG 
Max-Eyth-Straße 2
72581 Dettingen/Erms
Fon +49 (0)7123 724-0
Fax +49 (0)7123 724-9006

Kontakt Datenschutzbeauftragter

Postalisch unter der oben angegebenen Adresse mit dem Zusatz "Datenschutzbeauftragter" oder per E-Mail: data.safety[at]elringklinger.com

ElringKlinger-Aktien sind Namensaktien. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer ElringKlinger-Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben an uns weiter. Dies sind die nach § 67 AktG notwendigen Angaben, wie Name, Geburtsdatum und Adresse sowie zusätzlich die Staatsangehörigkeit des Aktionärs. Die Datenweiterleitung erfolgt über die Clearstream Banking Frankfurt (CBF), die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Verkaufen Sie Ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über die Clearstream Banking gemeldet.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere (i) die Führung des Aktienregisters, (ii) die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und die (iii) Abwicklung von Hauptversammlungen. Möchten Sie zum Beispiel – was Ihnen freisteht – an unserer Hauptversammlung teilnehmen, benötigen wir Ihren Namen und die Anzahl Ihrer Aktien, um Ihnen die erforderlichen Abstimmungsunterlagen zukommen zu lassen. 

Diese Daten erscheinen später auch in dem von uns kraft Gesetzes zu führenden Teilnehmerverzeichnis. Auch wenn Sie einen Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung stellen oder Gegenanträge oder Wahlvorschläge machen wollen, müssen wir Ihren Namen unter bestimmten Voraussetzungen veröffentlichen.

Daneben verwenden wir Ihre Daten nur zu Zwecken, die mit den vorgenannten Zwecken (i) - (iii) vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen, oder für Übersichten der größten Aktionäre).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO. Dies ist der Fall, wenn wir z. B. bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um Wertpapiervorschriften solcher außereuropäischen Länder einzuhalten.

Falls Sie uns Ihre E-Mail-Adresse für den elektronischen Versand der Hauptversammlungsunterlagen zur Verfügung gestellt haben, verarbeiten wir diese mit Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Absatz 1 a) DSGVO. Diese Einwilligung können Sie jederzeit auch ohne Angabe von Gründen widerrufen.

Bestellen Sie für einen von Ihnen Bevollmächtigten Eintrittskarten zur Hauptversammlung, haben Sie die von Ihnen benannte Person auf die Datenerhebung bei ElringKlinger hinzuweisen. ElringKlinger erhebt die Daten des Bevollmächtigten nur zum Zwecke des Versands der Eintrittskarten, sowie der Durchführung der Teilnahme dieser Person an der Hauptversammlung, einschließlich der Ausübung der damit zusammenhängenden Rechte, insbesondere des Stimmrechts.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen hier nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

Externe Dienstleister

Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters (Aktienregisterservice-Gesellschaft, IT-Dienstleister) sowie zur Abwicklung der Hauptversammlungen (HV-Dienstleister, Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen) zum Teil externer Dienstleister.

Der ElringKlinger-Online-Service wird im Auftrag der ElringKlinger AG von der Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München ("Computershare") bereitgestellt und betrieben. Ihre personenbezogenen Daten werden in der Anwendung ausschließlich im Rahmen einer zwischen der ElringKlinger AG und Computershare vertraglich geregelten Auftragsverarbeitung erhoben, verarbeitet und genutzt. Eine Nutzung der personenbezogenen Daten durch Computershare zu eigenen Zwecken findet nicht statt.

Weitere Empfänger

Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, können andere ElringKlinger-Aktionäre nach § 129 AktG die ggf. im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen. Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z. B. beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen). Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb der EU oder des EWR weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Informationen dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können Sie unter der unter Punkt 1 genannten Adresse anfordern.

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.

Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).

Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn, sie dient überwiegenden zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.

Sie als betroffene Person, deren Daten verarbeitet werden, haben gemäß der DSGVO jederzeit folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch, insbesondere bei der einer Verarbeitung gemäß Artikel 6, Abs. 1 a) und f) DSGVO.

Möchten Sie von einem dieser Rechte Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte schriftlich formlos an die aufgeführte Kontaktadresse.

Wenn Sie von Ihrem Recht auf Widerspruch Gebrauch machen möchten, bleibt die bis dato erfolgte Datenverarbeitung davon unberührt.

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Bei der Löschung Ihrer Daten halten wir uns an die Datenschutzgrundsätze der DSGVO. Demzufolge werden die Daten direkt nachdem der Zweck – und somit nach Bearbeitung Ihres Anliegens – entfallen ist, gelöscht.

Sie haben die Möglichkeit, sich bei Fragen und Beschwerden an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt 1) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Die für ElringKlinger AG zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragter für Datenschutz 
und Informationssicherheit Baden-Württemberg
Königstraße 10a
70173 Stuttgart
Fon +49 (0)711 615541-0
E-Mail poststelle[at]lfdi.bwl.de