ElringKlinger AG
Menü

Erklärung zur Unternehmensführung 2009

Die Erklärung zur Unternehmensführung gemäß § 289a HGB beinhaltet die Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex, relevante Angaben zu Unternehmensführungspraktiken, die über die gesetzlichen Anforderungen hinaus angewendet werden, und die Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie die Zusammensetzung und Arbeitsweise von Ausschüssen des Aufsichtsrats.

Entsprechenserklärung

Aufsichtsrat und Vorstand einer börsennotierten Aktiengesellschaft sind nach § 161 Aktiengesetz verpflichtet, einmal jährlich zu erklären, dass den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex entsprochen wurde bzw. wird und welche Empfehlungen gegebenenfalls nicht angewendet wurden oder werden. Die Abweichungen von den Empfehlungen sind zu begründen.

Vorstand und Aufsichtsrat der ElringKlinger AG erklären gemäß § 161 AktG, dass das Unternehmen den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 18. Juni 2009 mit folgenden Ausnahmen entsprochen hat bzw. entspricht und in Zukunft entsprechen wird. Für den Zeitraum seit Abgabe der letzten Entsprechenserklärung vom 4. Dezember 2008 bis zum 18. Juni 2009 bezieht sich die Erklärung auf die Empfehlungen des Kodex in seiner Fassung vom 6. Juni 2008.

Ziffer 2.3.2: Die Einladung zur Hauptversammlung erfolgte bislang per Post und wird auch in 2010 auf dem Postweg erfolgen.
Der Empfehlung des Kodex, die Einladung zur Hauptversammlung auch elektronisch zur Verfügung zu stellen, wird derzeit aus organisatorischen Gründen nicht entsprochen. Da der Gesellschaft in der Regel die E-Mail Adressen Ihrer Aktionäre nicht bekannt sind, wäre ein zusätzlicher Versand aus Sicht der Gesellschaft mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden ohne wirklichen Nutzen für die Aktionäre. Im Übrigen wurde und wird die Einladung zur Hauptversammlung auch auf der Internetseite der Gesellschaft zum Download zur Verfügung gestellt.

Ziffer 3.8: Für den Aufsichtsrat gelten im Rahmen der D&O-Versicherung die gleichen Selbstbehalte wie für den Vorstand, die entsprechend den derzeit laufenden Anstellungsverträgen andere Selbstbehalte vorsehen als in Ziffer 3.8 beschrieben.
Die Gesellschaft hat für die D&O-Versicherung des Vorstands von der gesetzlichen Regelung Gebrauch gemacht, wonach bestehende Vereinbarungen mit dem Vorstand zum Selbstbehalt im Rahmen der bestehenden Übergangsfrist nicht an die gesetzlichen Vorgaben angepasst werden müssen. Dementsprechend wird die Gesellschaft auch den Selbstbehalt bei den D&O-Versicherungen des Aufsichtsrats zunächst nicht anpassen. Eine Ungleichbehandlung zwischen Vorstand und Aufsichtsrat ist aus Sicht der Gesellschaft nicht gerechtfertigt.

Ziffer 4.2.5: Der Vergütungsbericht beschreibt im Rahmen des Lageberichts die Grundzüge des Vergütungssystems. Die Offenlegung der Vorstandsvergütung erfolgt nicht im Vergütungsbericht, sondern im Anhang des Jahresabschlusses.
Die Gesellschaft veröffentlicht die Vergütung des Vorstands individualisiert. Entgegen der Empfehlung erfolgt die Offenlegung der Vergütungsbestandteile im Anhang des Jahresabschlusses. Eine nochmalige Offenlegung und damit Wiederholung der Angaben im Vergütungsbericht ist aus Sicht der Gesellschaft nicht geboten.

Ziffer 5.1.2: Eine Altersgrenze für Vorstandsmitglieder besteht nicht.
Eine generelle Altersgrenze für Vorstandsmitglieder besteht nicht. Für ElringKlinger sind maßgeblich die Qualifikation und auch die Erfahrung, die für die Besetzung einer solchen Position erforderlich ist. Auch im Hinblick auf das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, das zwar keine direkte Anwendung findet, dessen analoge Anwendung zumindest diskutiert werden kann, hält die Gesellschaft die Festsetzung einer Altersgrenze für nicht sachgerecht.

Ziffer 5.3.3: Ein Nominierungsausschuss für die Erstellung von Wahlvorschlägen von Vertretern von Anteilseignern im Aufsichtsrat besteht nicht.
Aufgrund der derzeitigen Größe des Aufsichtsrats der Gesellschaft halten Vorstand und Aufsichtsrat die Einrichtung eines Nominierungsausschusses für nicht erforderlich.

Ziffer 5.4.1: Eine Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder besteht nicht.
Eine generelle Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder besteht nicht, da in erster Linie die Kompetenz entscheiden soll. Dabei spielt insbesondere auch die Erfahrung eine wichtige Rolle. Auch im Hinblick auf das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, das zwar keine direkte Anwendung findet, dessen analoge Anwendung zumindest diskutiert werden kann, hält die Gesellschaft die Festsetzung einer Altersgrenze für nicht sachgerecht.

Ziffer 5.4.3: Kandidatenvorschläge für den Aufsichtsratsvorsitz werden den Aktionären nicht bekannt gegeben.
Die Wahl des Aufsichtsratsvorsitzenden obliegt dem Aufsichtsrat in eigener Verantwortung, da er die Eignung der Kandidaten am Besten einschätzen kann. Eine vorherige Bekanntgabe der Kandidaten für den Aufsichtsratsvorsitz ist nach Ansicht der Gesellschaft insbesondere vor diesem Hintergrund nicht sachgerecht.

Ziffer 5.4.6: Der Vergütungsbericht beschreibt im Rahmen des Lageberichts die Grundzüge des Vergütungssystems. Die Offenlegung der Aufsichtsratsvergütung erfolgt nicht im Vergütungsbericht, sondern im Anhang des Jahresabschlusses.
Die Gesellschaft veröffentlicht die Vergütung des Aufsichtsrats individualisiert. Entgegen der Empfehlung erfolgt die Offenlegung der Vergütungsbestandteile im Anhang des Jahresabschlusses. Eine nochmalige Offenlegung und damit Wiederholung der Angaben im Vergütungsbericht ist aus Sicht der Gesellschaft nicht geboten.

Ziffer 6.6: Angaben nach Ziffer 6.6 des Kodex über die gesetzlichen Pflichten hinaus erfolgen nicht.
Die Gesellschaft hält eine transparente Unternehmenskommunikation für essenziell, um insbesondere das Vertrauen der Anleger zu schützen. Die relevanten Informationen werden gemäß den in den letzten Jahren umfassend erweiterten gesetzlichen Vorgaben von der Gesellschaft offengelegt. Die Angaben sind auch auf der Internetseite der Gesellschaft abrufbar. Die in Ziffer 6.6 des Kodex zur Veröffentlichung empfohlenen weiteren Angaben bieten aus Sicht der Gesellschaft keinen Mehrwert für die Anleger. Nach dem Verständnis der Gesellschaft hat Transparenz nichts mit der Fülle der Informationen zu tun, sondern in erster Linie mit deren Qualität und Relevanz. Vor diesem Hintergrund folgt die Gesellschaft nicht der über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehenden Empfehlung des Kodex.

Ziffer 7.1.3: Angaben zu Aktienoptionsprogrammen und wertpapierorientierten Anreizsystemen als Bestandteil der Vorstandsvergütung erfolgen nicht im Corporate Governance Bericht, sondern im Anhang des Jahresabschlusses.
Die Vergütung des Vorstands muss im Anhang des Jahresabschlusses offengelegt werden. Die Beschreibung des Vergütungssystems, soweit es Bestandteile im Sinne der Empfehlung gemäß Ziffer 7.1.3 des Kodex enthält, erfolgt im Vergütungsbericht als Teil des Lageberichts. Die Wiederholung dieser Angaben im Corporate Governance Bericht ist aus Sicht der Gesellschaft nicht zweckmäßig.

Relevante Angaben zu Unternehmensführungspraktiken

Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen sowie von Regelungen, die sich aus dem Deutschen Corporate Governance Kodex nach Maßgabe der von ElringKlinger abgegebenen Entsprechenserklärung ergeben, ist Grundlage und Richtschnur unternehmerischen Handelns bei ElringKlinger. Aufgabe und Verpflichtung des Vorstands und des Aufsichtsrats ist es, für die Einhaltung dieser Vorgaben Sorge zu tragen. Darüber hinaus hat sich ElringKlinger weitergehenden internen Standards und Richtlinien unterworfen, deren wesentliche Inhalte nachfolgend erläutert werden.

Vision und Leitbild

ElringKlinger hat für das Unternehmen eine Vision und ein Leitbild entwickelt, mit denen die Ziele und tragenden Werte des Unternehmens definiert werden. An diesen Zielen und Werten muss sich das unternehmerische Handeln, der Umgang mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten ausrichten und messen lassen. Das Leitbild wird geprägt von den Begriffen Loyalität und Verantwortung, Verlässlichkeit, Mut, Wertschätzung, Kosten- und Qualitätsführerschaft. Die Vision und das Leitbild sind unter www.elringklinger.de im Internet abrufbar.

Unternehmenskodex

Abgeleitet aus der Vision und dem Leitbild gilt für ElringKlinger der unter www.elringklinger.de im Internet abrufbare Unternehmenskodex. Der Vorstand trägt die Verantwortung für die Umsetzung dieses Kodexes. Dessen Grundsätze sind Bestandteil unternehmensinterner Regelungen und Richtlinien. Im Unternehmenskodex bekennt sich ElringKlinger unter anderem ausdrücklich zur Einhaltung der Menschenrechte, bestimmten sozialen Standards, dem Verbot von Diskriminierung und Korruption sowie der Verantwortung für die Umwelt.

Führungsgrundsätze

Die Führungsgrundsätze ElringKlingers sollen bei der Gestaltung der Arbeitsbeziehungen eine bedeutende Rolle spielen. Klarheit und Offenheit, Achtung, Effektivität, Innovation und Qualifizierung sind tragende Säulen dieser Grundsätze. Die Führungsgrundsätze können unter www.elringklinger.de im Internet eingesehen werden.

Qualitäts- und Umweltrichtlinie

Die Qualitäts- und Umweltrichtlinie für Lieferanten der ElringKlinger-Gruppe sorgt dafür, dass die Produkte des Unternehmens stets höchsten Qualitätsanforderungen gerecht werden und mit Ressourcen sorgsam und schonend umgegangen wird. Die Richtlinie ist unter www.elringklinger.de im Internet abrufbar.

Neben den vorgenannten Grundsätzen und Richtlinien wird die Umsetzung der gesetzlichen und sonstigen, selbst auferlegten Standards durch weitere Bestimmungen, Anweisungen und Regelwerke für die jeweiligen Geschäftsbereiche konkretisiert. Dies gilt namentlich für die Einhaltung von Umweltstandards, der Vermeidung von Gefahren und der Verhinderung von Korruption.

Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Vorstand

Der Vorstand leitet das Unternehmen und führt die Geschäfte. Der Vorstand besteht aus drei Mitgliedern mit einem Vorsitzenden. Die Aufgaben im Vorstand sind nach funktionalen Kriterien in Ressorts aufgeteilt. Das vom Vorstandsvorsitzenden Dr. Stefan Wolf geführte Ressort 1 umfasst den Geschäftsbereich Ersatzteilvertrieb und die Bereiche Beteiligungen, Recht, Finanzen/Controlling, Personal IT, Unternehmenskommunikation, und Investor Relations. Herr Theo Becker führt im Ressort 2 die Geschäftsbereiche Abschirmsysteme, Elastomertechnik/Module, Zylinderkopfdichtungen und Spezialdichtungen sowie die Bereiche Materialwirtschaft und Qualitäts- und Umweltmanagement. Herr Karl Schmauder verantwortet die zum Ressort 3 gehörenden Bereiche Neue Geschäftsfelder und Vertrieb.

Nach der Geschäftsordnung des Vorstands leitet jedes Vorstandsmitglied sein Ressort selbständig. Unabhängig davon trägt der Vorstand die gemeinsame Verantwortung für die Geschäftsführung. Wesentliche Entscheidungen werden gemeinsam getroffen bzw. sind dem Vorstandsgremium zur Entscheidung vorzulegen. Vorstandssitzungen sollen mindestens zweimal monatlich stattfinden. Entscheidungen sollen möglichst einvernehmlich getroffen werden. Gelingt dies nicht, entscheidet die Mehrheit der Vorstandsmitglieder. Im Fall einer Mehrheitsentscheidung ist der Aufsichtsratsvorsitzende über diesen Umstand und den zugrunde liegenden Sachverhalt zu informieren. Die Leitung der Vorstandssitzungen sowie die Berichterstattung an den Aufsichtsrat obliegen dem Vorsitzenden. Die Geschäftsordnung konkretisiert die Informationspflicht des Vorstands gegenüber dem Aufsichtsrat insbesondere hinsichtlich der Risikolage, des Risikomanagements und Compliance. Für bedeutsame Geschäfte, wie zum Beispiel Akquisitionen, bedeutsame Immobilientransaktionen oder Deinvestitionen verlangt die Geschäftsordnung die vorherige Zustimmung des Aufsichtsrats. Dem Aufsichtsrat steht es darüber hinaus frei, weitere Geschäfte unter Beachtung der aktienrechtlichen Kompetenzverteilung von seiner Zustimmung abhängig zu machen. Des Weiteren regelt die Geschäftsordnung das Verhalten bei Interessenkonflikten, Abwesenheit und der Übernahme weiterer Ämter, die regelmäßig der Zustimmung des Aufsichtsratsvorsitzenden bedarf.

Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat überwacht die Geschäftsführung durch den Vorstand und berät ihn. Er ist in Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen einzubinden. Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß dem Drittelbeteiligungsgesetz aus sechs Anteilsvertretern und drei Arbeitnehmervertretern zusammen. Der Aufsichtsrat tritt mindestens einmal pro Quartal zusammen, um sich vom Vorstand über die Geschäftsentwicklung und wesentliche Geschäftsvorfälle berichten zu lassen. Zur Vorbereitung der Aufsichtsratssitzungen werden den Mitgliedern des Aufsichtsrats vom Vorstand umfassende schriftliche Informationen zu den Tagesordnungspunkten spätestens eine Woche vor dem anberaumten Sitzungstermin zugeleitet. Der Aufsichtsrat ist einzuberufen, wenn dies vom Vorstand oder einem Aufsichtsratsmitglied aus wichtigem Grund verlangt wird. Darüber hinaus steht der Vorsitzende des Aufsichtsrats in regelmäßigem Kontakt mit dem Vorstand. Zum Abschluss eines Geschäftsjahrs führt der Aufsichtsrat hinsichtlich seiner Tätigkeit eine Effizienzprüfung anhand eines Fragebogens durch. Die Ergebnisse werden ausgewertet und erörtert.

Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats regelt die Wahl des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden sowie die Einberufung und Beschlussfähigkeit des Aufsichtsrats. Beschlüsse des Aufsichtsrats werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Sie können in dringenden Fällen fernmündlich, schriftlich oder per E-Mail gefasst werden, wenn kein Aufsichtsratsmitglied dem Verfahren widerspricht. Die Vorstände nehmen an den Sitzungen des Aufsichtsrats teil, wenn der Aufsichtsrat im Einzelfall keine andere Anordnung trifft. Über die Sitzung des Aufsichtsrats ist eine Niederschrift anzufertigen.

Ausschüsse des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat aus seiner Mitte einen Prüfungsausschuss und einen Personalausschuss gebildet.

Dem Prüfungsausschuss gehören die Herren van Husen, Dr. Lerchner und Lechler an. Den Vorsitz führt Herr van Husen. Entsprechend der Geschäftsordnung des Prüfungsausschusses bestimmt der Aufsichtsrat dessen Zusammensetzung. Der Vorsitzende des Ausschusses soll demnach über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren verfügen. Er sollte kein ehemaliges Vorstandsmitglied der ElringKlinger AG während der letzten fünf Jahre gewesen sein. Der Prüfungsausschuss tagt mindestens zweimal im Jahr, bei Bedarf öfter. Die Regelungen zur Einberufung und Beschlussfassung entsprechen weitgehend den Bestimmungen der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats. Beschlussfähigkeit erfordert die Teilnahme aller Ausschussmitglieder an der Beschlussfassung. Die Geschäftsordnung konkretisiert die Aufgaben des Prüfungsausschusses. Demnach überwacht der Prüfungsausschuss die Rechnungslegung und Berichterstattung und bereitet entsprechende Beschlussvorlagen für den Aufsichtsrat vor. Er analysiert das Controlling- und Risikomanagementsystem sowie die Effizienz der internen Revision. Er überwacht die Einhaltung des Deutschen Corporate Governance Kodex und die Arbeit des Abschlussprüfers, insbesondere dessen Unabhängigkeit. Hierzu lässt sich der Ausschuss vom Abschlussprüfer über die Prüfung, deren Ablauf und Schwerpunkte sowie Feststellungen berichten. Der Ausschuss bereitet die Prüfung des Jahresabschlusses, des Lageberichts und des Prüfungsberichts des Einzel- und Konzernabschlusses durch den Aufsichtsrat vor und spricht Empfehlungen aus. Schließlich schlägt er dem Aufsichtsrat die Abschlussprüfer als Wahlempfehlung für die Hauptversammlung vor und bereitet den Prüfungsauftrag vor.

Der Personalausschuss hat vier Mitglieder. Zurzeit sind dies die Herren Dr. Lerchner - zugleich Vorsitzender -, Lechler, van Husen und Dr. Klinger-Lohr. Struktur, Arbeitsweise und Aufgaben werden durch die Geschäftsordnung definiert. Besetzung und Vorsitz des Personalausschusses werden durch den Aufsichtsrat bestimmt. Das Verfahren der Einberufung, Beschlussfassung und Beschlussfähigkeit entspricht dem Verfahren des Prüfungsausschusses. Sitzungen des Personalausschusses finden nach Bedarf statt. Die Aufgaben des Personalausschusses sind die Vorbereitung der Besetzung von Vorstandspositionen durch die Auswahl und Empfehlung in Frage kommender Kandidaten für die Besetzung des Vorstands, die Erarbeitung von Vorschlägen zur Struktur des Anstellungsvertrages und der Vergütung, der Abschluss der Anstellungsverträge durch den Vorsitzenden des Personalausschusses nach Billigung durch den Aufsichtsrat, Durchführung von Führungsgesprächen, Vorbereitungen zu Vertragsverlängerungen und die regelmäßige Überprüfung der Vorstandsvergütung einschließlich der Abgabe entsprechender Anpassungsempfehlungen an den Aufsichtsrat.